Sposoby monitorowania, oceny i komunikacji społecznej.

Lokalny Program Rewitalizacji stanowi dokument otwarty. Poddawany będzie systematycznej, okresowej analizie i ocenie oraz będzie w razie potrzeby aktualizowany w zakresie dostosowania do zmieniających się uwarunkowań. Analiza, ocena i aktualizacja programu odbywać się będzie w oparciu o zasadę współpracy z zainteresowanymi partnerami uczestniczącymi w Programie. Do monitorowania, oceny realizacji programu i jego aktualizacji służyć będzie system współpracy pomiędzy podmiotami realizującymi program oraz analiza osiąganych wskaźników produktów, rezultatów i oddziaływania.
Monitoring wdrażania zadań przewidzianych do realizacji w okresie 2005-2006 oraz w okresie 2007-2013 prowadzi Zespół Zadaniowy ds. Rewitalizacji w Urzędzie Miejskim w Olecku dokonując oceny jego realizacji raz na rok, podczas roboczego spotkania zespołu. W przypadku stwierdzenia konieczności dokonania korekt w LPR fakt ten będzie przekazywany Burmistrzowi Olecka. Niezbędnych korekt (zmian) dokonują pracownicy Wydziału Budownictwa, Inwestycji i Planowania w Urzędzie Miejskim w Olecku. Wprowadzane zmiany będą uzgadniane przez Zespół Zadaniowy ds. Rewitalizacji i Burmistrza Olecka a następnie przedkładane będą pod obrady Rady Miejskiej w Olecku w celu dokonania zmian właściwą uchwałą.

Szczególnie ważnym elementem wdrażania Programu jest umiejętne określenie sprawnego systemu kontroli i monitorowania realizacji strategicznych dla miasta projektów realizacyjnych. Podstawowym zadaniem tego systemu jest dostarczanie bieżących informacji o tym, czy strategiczne cele rozwoju miasta są osiągane i w jakim stopniu.

System monitorowania i kontroli strategicznych projektów realizacyjnych powinien być skierowany na:

- analizę postępów w realizacji Programu,
- kontrolę terminów wykonania poszczególnych zadań.

W celu bieżącego monitoringu realizacji założeń LPR, pracownicy Wydziału Budownictwa, Inwestycji i Planowania prowadzą ewidencję tych przedsięwzięć, które uzyskały akceptacje zgodności z celami realizacji LPR oraz zadań inwestycyjnych własnych Gminy Olecko, które realizowane są na obszarach objętych w LPR. W przypadku zadań inwestycyjnych realizowanych przy udziale funduszy strukturalnych UE, ważnym instrumentem pozwalającym na monitoring realizacji całego Programu są raporty monitoringowe przedkładane dla władzy wdrażającej danego Programu.

Komunikacja społeczna

Zasadniczym celem komunikacji społecznej jest zapewnienie wyczerpującej i zrozumiałej informacji oraz takich dróg jej obiegu, żeby uzyskać akceptację społeczności lokalnej w procesie rewitalizacji, jej aktywny udział w programowaniu, decyzjach oraz odpowiedzialności i finansowaniu.

Komunikacja społeczna ma zapewnić partnerom programu:

• dostęp do informacji na temat celów i problemów rewitalizacji,

• pobudzić ich do wyrażania własnych opinii,

• nawiązać porozumienie pomiędzy partnerami procesu rewitalizacji a Zespołem Zadaniowym ds. rewitalizacji.

Podstawą partycypacji jest informacja, wymieniana pomiędzy partnerami, a Zespołem Zadaniowym ds. rewitalizacji w procesie komunikacji społecznej, zorganizowanej w sprawny system.
Informowanie w procesie komunikacji społecznej ma wyjaśnić mieszkańcom korzyści płynące z procesu rewitalizacji, w zamian za tymczasowe zakłócenie normalnego rytmu życia i określony wysiłek, także finansowy.

Na system komunikacji społecznej składają się:

Podmiot inicjujący proces komunikowania się:

- Zespół Zadaniowy ds. rewitalizacji

Podmiot odbierający informacje:

- przede wszystkim partnerzy indywidualni i zbiorowi

Określone informacje:

- wiadomości zaznajamiające oraz o specyficznym tzw. pedagogicznym charakterze, wyjaśniające zagadnienie rewitalizacji i potrzebę realizacji programu
- wiadomości na temat bieżącej realizacji programu
- wnioski z monitorowania, oceny i aktualizacji

Określony sposób komunikowania się:

- środki komunikacji społecznej bezpośredniej

a) kontakty i spotkania mieszkańców z urzędnikami podczas załatwiania spraw

b) kontakty i spotkania Burmistrza oraz Zespołu Zadaniowego ds. rewitalizacji z mieszkańcami

c) spotkania Burmistrza i radnych Rady Miejskiej z mieszkańcami,

d) rozmowy telefoniczne

- środki komunikacji społecznej pośredniej

a) relacje dziennikarzy, prasy, radia, telewizji (informacja prasowa, konferencje, wywiady)

b) ulotki, biuletyny, informatory, wydawnictwa, ogłoszenia

c) strona internetowa

d) poczta elektroniczna

System wykorzystywać może:

• Dokumentację (uchwały Rady Miejskiej, zarządzenia i decyzje Burmistrza, ustalenia Zespołu Zadaniowego ds. rewitalizacji).

• Wywiady (bieżące informacje o sytuacji)

• Badania sondażowe (wywiad kwestionariuszowy, wywiad telefoniczny, ankieta wypełniana przez respondenta)

Sprawność i efektywność działania systemu komunikacji społecznej zależy z jednej strony od zaangażowania, umiejętności, sposobu pozyskiwania, analizowania i oceny informacji od mieszkańców, a z drugiej strony od umiejętności doboru form i środków przekazywania informacji.